本周「数码荔枝」上架了一款小巧实用的 Mac 工具 Spotless。
Spotless 是一款自动化的文件整理神器。只需设定简单的规则，然后拖放文件，就能让你的文件夹自动变得井井有条。例如将截图从桌面移动到名为「截图」的文件夹，Spotless 自动就能搞定，你甚至不需要有任何操作。
同时，你也可以创建更自动化的计划任务，可以告诉 Spotless 在什么文件夹、什么时间自动执行哪些任务，定期帮你自动把文件夹整理好。
你可以在「数码荔枝」免费下载 Spotless 试用，亲自感受它的好用之处。如果你打算入手，「数码荔枝」的专享价比开发商官网便宜了 100 块。
为了更好的使用，我们首先需要对 Spotless 里的几个重要名词有基本了解。
- 规则 (Rule) 是最基本的整理步骤，例如：把格式为 jpg 的文件移动到「img」文件夹；
- 任务 (Task) 是一个或多个规则的组合，你可以针对不同文件夹、场景创建不同的任务，Spotless 最终执行的就是某一个任务，而不是某一个规则；
- 自动化 (Automation) 可以对某个文件夹定期自动执行某个任务；
- 拖放 (Drag & Drop) 默认执行「Autotidy」任务，你也可以改为「询问」，由你选择执行哪个任务。
对 Spotless 有了一定了解后，可能你还是会疑惑，究竟如何针对自己的需求，在 Spotless 创建对应的任务和规则？
下面会针对几个常见场景，给出推荐的 Spotless 任务和相应规则，让你轻松上手用好它。
1. 清理下载文件夹里的过期文件
对于「下载」文件夹，我们最常遇到的一个问题就是：忘记及时删除已经用过、不再需要的文件，例如临时文档、压缩包等。
可以说，不管你喜欢怎样整理「下载」文件夹，往往都需要这么一条「清理过期文件」的规则。首先我们创建一个新任务，命名为「下载文件夹整理」，然后在里面添加如下规则。
这条规则匹配了「修改时间超过 7 天」的文件，将其移动到「废纸篓」。你可以再设置一个自动计划，监控「下载」文件夹，定期执行这个任务。
修改时间超过 7 天说明已经很长时间没有发生变化却一直停留在「下载」文件夹，很可能是不再需要的垃圾文件，一般而言，还需要使用的文件应该早就被转移到其他位置了。
同时，由于文件是被移动到「废纸篓」，你也不用担心误删，随便可以重新放回或直接在 Spotless 撤销操作。
2. 桌面截图整理
我们经常会在 Mac 上截很多的图片，这些截图散乱地放在桌面上就会很乱， 如果能归档到一个专门的文件夹，之后要整理或者二次利用，都会更方便。
无论是系统原生还是第三方截图工具， 截图文件的命名一定会带截图时间和一个关键词，例如系统原生会使用「屏幕快照」或「Screenshot」，这就方便了我们设定针对性的规则。
下图就是一个简单的 Spotless 截图整理规则：针对 jpg 或 png 格式的图片，当有符合文件名中包含「屏幕快照」的截图出现在桌面时，它就会被自动移动到「~/Pictures/截图」文件夹中。
你可以看到，Spotless 这里的文件类型、关键词、移动文件夹路径等，都可以根据你的习惯或需要进行自定义。
3. 工作文件夹整理
对于工作项目，一般我们会专门创建一个文件夹放入所有需要的文件，但如果文件较多，就需要进一步创建文件分类整理了。
我们在微博有奖征集大家需求时，有用户分享了她在做设计工作时，对文件整理的烦恼。实际上，她的需求就可以用 Spotless 很好满足。
比如下面这个针对设计工作的 Spotless 任务。
该任务一共包括四个规则，例如将 PSD 等源文件根据后缀名匹配放到文件夹的「源文件」文件夹，将需求和素材根据关键词匹配放到「需求与素材」文件夹，依此类推。当然，你需要提前对文件进行合适的命名，否则就难以用关键词进行匹配了（具体见下文）。
其余无法匹配的其他文件，最后统一移动到「其他」文件夹。创建好任务后，只需将项目里的文件全选后拖放到 Spotless，然后选择移动到原文件夹，一共只需点击两三次鼠标，即可轻松实现如下效果。
4. 备份重要工作文件
除了移动、删除，Spotless 还支持将文件自动复制到另一个地方。这很适合用来作备份，例如：定期备份工作文件到移动硬盘。
备份无需设置专门的规则，直接新建任务，在下方设置「复制未匹配的文件到移动硬盘 XX 子文件夹」即可。
同时，你还可以顺便再创建一个自动任务，监控需要备份的文件夹，实现定期（如每周、每月）备份一次。
5. 普通文档整理
对于普通的文档类文件，最简单的整理方法莫过于直接在系统的「文档」文件夹下，根据文档类型创建不同的文件夹，例如 PDF、Word 等。
你可以在 Spotless 里专门创建一个「文档分类整理」的任务，然后按照文件类型（后缀）创建不同的规则。
具体规则 以 PPT 文件为例，我们可以用 file extension（文件后缀名）来匹配，只要符合「ppt / pptx / keynote」其中任一，即可确定是 PPT 文件，将其自动移动到「Office 文件夹下的 PPT 子文件夹」。
其他几个文件格式的规则基本类似，参照上图依次类推即可。
以上这几条规则和任务都十分简单，没有学习成本，你可以直接拿去使用，也可以根据自己的实际工作需求，借鉴摸索出更加好用的任务规则。
搭配批量重命名工具，更好整理文件
如果想要更好的整理文件，对其进行规则的命名十分重要。例如 Finder 就自带了简单的重命名功能，例如可以给所有的素材图片上批量加上「素材」作为前缀。
而更加强大的 A Better Finder Rename 会满足有更复杂需求的朋友。它提供了超过 100 种的重命名规则，涉及文本、字符、路径、文件大小、日期、序号、正则表达式等等，基本涵盖了所有可能用到的重命名方式。
此外，软件还支持分步操作，即便不懂正则表达式等负责匹配，你也可以轻松组合多条简单规则，来解决复杂的重命名需求。
例如，你可以设置第一步先删除文件名中一段无用的文字，然后第二步在开头添加「素材-」作为标记，接着第三步在结尾添加「@2x」作为标记，最终完成满足需求的重命名任务。
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